Cuando necesites que tus compañeros realicen alguna acción sobre un documento, puedes asignarlo a uno o varios usuarios, creando así una tarea de revisión de documento para ellos. En la tarea puedes indicar qué se necesita hacer, la fecha límite, establecer una prioridad o especificar en qué etapa del caso se requiere la acción.  

Al asignar un documento, puedes elegir uno o varios usuarios para una única tarea de revisión del documento (una vez que uno de los asignados la complete, se marcará como completada para todos), o bien crear varias tareas para cada usuario (se generará una tarea por separado para cada usuario, de modo que puedan actualizarla sin afectar las tareas de los demás).  

Sigue los pasos a continuación para asignar un documento a uno o varios usuarios o para crear varias tareas de revisión de documentos.  

Las tareas de revisión de documentos solo se crearán si se siguen los pasos de esta guía. Si creas una tarea estándar en un documento sin usar la columna Asignado, esta tarea solo se mostrará en la página de Tareas de tu lista de tareas pendientes. 

Asignar documento a usuarios  
 

Cuando estés en el caso correspondiente, haz clic en la pestaña Documentos y, en la columna Asignado, haz clic en el icono de usuario del documento que deseas asignar.  
 
 
  

Se abrirá una ventana emergente donde podrás completar todos los detalles necesarios para esta tarea de revisión de documento.  
 

1 y 2 – Puedes especificar lo siguiente:  

Título - qué debe hacer el usuario con el documento  
 

 
 
 
Fecha de vencimiento – fecha y hora en que debe completarse la tarea  
 
 
 
Prioridad – indica la importancia de la tarea, si debe realizarse de inmediato o puede esperar 
 
 
 
Etapa – asigna una etapa del caso a la que pertenece la tarea, si aplica 
(p. ej. si la tarea está relacionada con la etapa de revisión del contrato en un caso) 
 
 
Descripción – añade más detalles sobre lo que debe hacerse, si es necesario 
 
 
 
 

3, 4, 5 – Elige uno o varios usuarios correspondientes desde la lista Asignar a y haz clic en Aplicar.  
 
 
  

Una vez que hayas introducido todos los detalles, haz clic en Guardar.  
 
 
  

La columna Asignado debería mostrar ahora el nombre del usuario seleccionado (o las iniciales si hay varios usuarios asignados).  
 
  

Al hacer clic en el nombre del asignado,  
 
 
se abrirá la tarea existente asignada a ese usuario, donde podrás ver los detalles actuales de la tarea y realizar cualquier cambio necesario.  
 
 

Si no deseas asignar un documento a un usuario, pero solo quieres crear una tarea con el enlace al documento dentro de la tarea, puedes usar la opción Crear tarea.  

 
Añadir asignados a una tarea de revisión de documento existente  

Desde la página Documentos del caso, puedes añadir nuevos asignados a una tarea ya existente haciendo clic en el avatar del usuario actual en la columna Asignado.  
 

Cuando aparezca la ventana emergente, haz clic sobre el usuario ya asignado en el campo Asignar a.  
Elige el Usuario adicional al que también deseas asignar la tarea.  
Haz clic en Aplicar.  

Una vez que haya varios usuarios asignados a una tarea, verás varios avatares en la columna Asignado del documento.  
 
  

Crear varias tareas  

Cuando necesites asignar un documento a varios usuarios por separado, puedes hacerlo fácilmente siguiendo los pasos anteriores para asignar un documento y marcando la opción Crear varias tareas. 

1. Marca «Crear varias tareas» en la ventana de nueva tarea de revisión de documento  
 
 
 
2. Todos los detalles introducidos en la tarea se duplicarán en cada tarea individual para cada usuario  
 
 
 
 
3. Después de crear varias tareas y asignarlas a varios usuarios, se mostrarán varios avatares en la columna Asignado del documento.  
 
 
Al hacer clic en los asignados, verás enlaces a todas las tareas correspondientes a cada usuario  
 
 
 
 
4. Cada usuario podrá hacer clic en el enlace de su propia tarea y solo podrá actualizar su propia tarea desde su perfil. También verás únicamente tu propio avatar al hacer clic en tu propio enlace.  
 
 
 
 
 
5. Cuando un usuario marca su tarea como completada, su nombre se eliminará de la lista de asignados en la página de Documentos y el enlace a la tarea dejará de estar visible. Los nombres de los demás usuarios seguirán apareciendo mientras sus tareas no estén completadas.