Uso de la integración de DocuSign con los casos en Thread
Asegúrate de haber completado los pasos para configurar la integración con DocuSign y el proceso de inicio de sesión antes de seguir las instrucciones que se detallan a continuación.Opciones del menú DocuSign en Thread
Desde el menú al hacer clic derecho
Haz clic derecho sobre un documento para ver el menú DocuSign.
1. Nueva firma – Esta opción te permite enviar el documento a DocuSign para que sea firmado. Una vez seleccionada, podrás elegir los destinatarios a los que deseas enviar el documento (solo puedes seleccionar contactos que estén vinculados al caso actual).
2. Información de firma – Una vez que hayas enviado el documento para firmar, puedes consultar el estado del proceso de firma desde aquí. Se hará una consulta directa a DocuSign y se te mostrará toda la información relevante sobre el estado.
3. Nueva plantilla – Esta opción sube el documento actual a DocuSign para que puedas usarlo como una plantilla. Tendrás que editar el documento directamente en DocuSign y asignar allí todos los campos correspondientes.
Desde el menú Nuevo documento
1. Selecciona la flecha junto a +Documento y elige DocuSign en el menú desplegable.
2. Haz clic en el menú de DocuSign que aparece abajo (o pasa el cursor por encima).
3. Verás dos opciones:
- Nueva firma (desde plantilla de DocuSign) - te permite seleccionar una plantilla de la lista de plantillas que tengas guardadas en tu cuenta de DocuSign y elegir los destinatarios. A continuación, se abrirá la página de DocuSign para que completes el sobre y puedas hacer clic en Enviar.
- Nueva plantilla: te permite crear una plantilla a partir de cualquier documento del caso, igual que en la opción de clic derecho mencionada anteriormente.
Enviar un documento para firmar
2. Haz clic en la opción Nueva firma.
5. Verás una notificación indicando que el sistema está preparando el documento. Como Thread almacena todos los documentos en el SharePoint del cliente, primero debemos recuperar el documento y luego cargarlo a DocuSign. Dependiendo del tamaño del documento, este proceso puede tardar uno o dos minutos.
- 1. El documento estará adjunto.
- 2. Los destinatarios serán los que seleccionaste desde Thread (Nota: puedes seleccionar varios contactos al enviar documentos para firma).
- 3. En este punto, deberás completar el Asunto del correo electrónico y el Cuerpo del mensaje.
- 4. Si estás usando una plantilla, puedes hacer clic en ENVIAR. Sin embargo, si no estás usando una plantilla, haz clic en SIGUIENTE para definir dónde debe firmar el contacto.
8. Cuando estés conforme con el documento, haz clic en el botón ENVIAR.
9. La página de DocuSign se cerrará y volverás a Thread.
- Recibirás todas las notificaciones habituales de DocuSign como siempre. Si prefieres dejar de recibirlas, puedes desactivarlas directamente desde tu cuenta de DocuSign.
Cuando el destinatario firma el documento
El documento ahora muestra un icono de firma en curso al lado, lo que indica que hay una acción de firma pendiente (es decir, está esperando la firma de los destinatarios).
Si ves un icono rojo, significa que la firma ha fallado o hay algún problema.
Puedes hacer clic derecho sobre el documento y seleccionar Información de firma.
Ahí podrás ver lo siguiente:
1. Quién envió el documento para firmar.
2. A quién se lo envió.
3. Estado actual de la firma.
Una vez que los destinatarios hayan firmado el documento, recibirás una notificación en tres lugares distintos.
(1). En Thread, aparecerá una ventana emergente avisándote de que el documento se ha firmado correctamente (esto aparecerá estés donde estés dentro de Thread). Luego podrás verlo también en la sección de Notificaciones.
(2). Cuando abras el caso, el documento estará visible en la pestaña Documentos. Los documentos se nombran como «nombre del documento» + \_Firmado.pdf y la columna Src (origen) mostrará el icono de DocuSign .
(3). Cuando abras el caso, el icono junto al documento original ahora aparecerá en verde, lo que indica que la firma se ha completado con éxito.
¿Y si cometo un error o algo sale mal?
Si enviaste un documento para firmar y hay algún error (por ejemplo, una dirección de correo incorrecta o seleccionaste a la persona equivocada), puedes eliminar el sobre de firma y comenzar de nuevo.
1. Haz clic derecho sobre el documento.
2. Selecciona la opción Información de firma.
3. En la parte inferior de la página verás la opción de eliminar — haz clic en Eliminar, y esto cancelará el proceso de firma en DocuSign, permitiéndote comenzar de nuevo.
Enviar varios documentos para firma
Si necesitas enviar varios documentos de un caso para que se firmen al mismo tiempo, simplemente selecciona todos los documentos necesarios dentro del caso y haz clic en el icono de DocuSign en la barra de herramientas inferior.
Luego elige la opción Nueva firma.
Crear una nueva plantilla
Puedes crear una nueva plantilla de DocuSign usando cualquier documento del caso. Luego podrás usar esas plantillas al enviar documentos para firma, así no tendrás que añadir los campos de DocuSign cada vez. Las plantillas son útiles para documentos que siempre tienen el mismo formato, como los Términos y Condiciones.
Los pasos a continuación no envían el documento para firma; solo crean una plantilla en DocuSign. Desde el menú al hacer clic derecho
1. Haz clic derecho sobre el documento.
2. Selecciona DocuSign.
O, si vas a crear varias plantillas, selecciona todos los documentos relevantes del caso y haz clic en DocuSign desde la barra de herramientas inferior.
3. Elige la opción Nueva plantilla.
4. Selecciona uno o más documentos del caso y haz clic en DocuSign en la barra inferior.
5. Todos los documentos seleccionados aparecerán en el campo Documentos. Si necesitas añadir más, solo tienes que escribir el nombre del documento junto a la lista y seleccionarlo cuando aparezca.
6. Escribe el Nombre de esta plantilla y elige los Firmantes, si aplica (puedes seleccionar a cualquier contacto de Thread como firmante).
También puedes dejar el campo de Firmantes en blanco; en ese caso, aparecerá una ventana emergente para confirmarlo.
7. Cuando estés listo, haz clic en Crear y tu plantilla se abrirá en DocuSign, donde podrás añadir campos de firma o cualquier otro campo que necesites.
Para más detalles sobre cómo configurar los campos dentro de la plantilla en DocuSign, puedes contactar directamente con el soporte de DocuSign.
Desde el menú Nuevo documento
1. Selecciona la flecha junto a +Documento y elige DocuSign en el menú desplegable.
2. Haz clic en el menú de DocuSign que aparece abajo (o pasa el cursor por encima).
3. Elige la opción Nueva plantilla.
4. En el campo Documentos, comienza a escribir el nombre de los documentos del caso que deseas incluir en la plantilla y selecciónalos.
5. Escribe el nombre de la plantilla y elige los firmantes, si corresponde (puedes seleccionar a cualquier contacto de Thread como firmante).
También puedes dejar el campo de firmantes en blanco; en ese caso, aparecerá una ventana emergente para confirmarlo.
6. Cuando estés listo, haz clic en Crear y tu plantilla se abrirá en DocuSign, donde podrás añadir campos de firma o cualquier otro campo que necesites.
Para más detalles sobre cómo configurar los campos dentro de la plantilla en DocuSign, puedes contactar directamente con el soporte de DocuSign. Nueva firma desde plantilla de DocuSign
Puedes enviar una solicitud de firma desde un caso usando una plantilla de DocuSign, incluso si el documento aún no está en el caso. Podrás seleccionar cualquier plantilla que tengas guardada actualmente en DocuSign, y una vez que se haya completado la firma, el documento firmado se cargará automáticamente al caso correspondiente.
1. En el menú Nuevo, elige DocuSign – Nueva firma desde plantilla de DocuSign.
2. En el campo Plantilla, escribe para seleccionar la plantilla de DocuSign que deseas usar.
3. En el campo Firmantes, escribe para seleccionar los contactos de Thread a los que necesitas solicitar la firma.
4. Haz clic en Crear, y se abrirá el sobre en DocuSign, donde podrás añadir más detalles si es necesario y luego Enviar el documento para firma.
Si la integración con DocuSign todavía no está configurada en tu firma, por favor consulta la guía Cómo configurar la intengración DocuSign. Related Articles
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